Con la nuova normativa sulla protezione dei dati personali (GDPR) la semplice protezione dei dati personali di un cliente non è sufficiente.
Nella nuova normativa viene richiesta trasparenza e sicurezza nella gestione dei dati personali di chi naviga i siti web e non solo.
Se il tuo sito web raccoglie dati personali di chi vi naviga, che siano dati Analytics o registrati dalla compilazione di un form o raccolti per l’invio della newsletter devi rendere le tue liste di nominativi e la relativa elaborazione dei dati conformi al GDPR; Zoho CRM ti permette di fare tutto questo a norma di legge.

Raccolta dati

Da normativa, prima di elaborare le informazioni dei tuoi clienti devi tenere traccia delle fonti da cui arrivano le informazioni e far convalidare la sua volontà a farti archiviare ed usare i suoi dati per gli scopi specificati.

Monitora la fonte dei dati

I dati che raccogli dei tuoi clienti arrivano da diverse fonti(webform, importazioni, creazione manuale, API o integrazioni di terze parti), tieni traccia di tutto all’interno della scheda del cliente. Nel caso di webform, verranno acquisiti dettagli aggiuntivi come il nome del modulo e l’indirizzo IP.

Double Opt-in

Zoho CRM permette di abilitare il doppio meccanismo di opt-in per i Webform, in modo che i clienti che inviano le loro informazioni dovranno confermare la loro presentazione prima che i loro dati vengano registrati in Zoho CRM. Double opt-in ti aiuta a ottenere lead di qualità e ti consente di dedicare tempo e risorse alle persone che vogliono ascoltarti.

Elaborazione Dati

Zoho CRM garantisce l’elaborazione lecita e sicura dei dati personali del cliente, crittografandone quelli sensibili.

Base per l’elaborazione dei dati

Identificare, categorizzare e contrassegnare i clienti in base a una delle sei basi legali per l’elaborazione dei dati: Interessi legittimi, consenso, esecuzione di un contratto, obblighi legali, interessi vitali o interessi pubblici.

Modulo di consenso

In base al tipo di cliente e alle informazioni personali inserite in fase di elaborazione, è necessario chiedere il loro consenso. Puoi ottenere facilmente il consenso inviando per email ai tuoi clienti un modulo personalizzato.

Marcatura di campi personali

Puoi contrassegnare i campi che contengono informazioni personali e decidere se sono o meno sensibili. In base alle preferenze delle Impostazioni di conformità, è possibile limitare l’elaborazione delle informazioni in questi campi durante le esportazioni, le API e i servizi connessi.

Dati crittografati (EAR)

Per crittografare i dati sensibili Zoho CRM utilizza uno dei cifrari più potenti e robusti sul mercato: AES (Advanced Encryption Standard). I dati vengono protetti sia durante il transito sia una volta archiviati nel server (standard crittografia AES-256) per garantire l’anonimato delle informazioni sui clienti in caso di perdita o violazione del sistema.

Registro attività

Monitora le attività del tuo team con i registri di controllo, così da poter tenere traccia di chi ha fatto cosa e quando. Ad esempio, tutte le azioni eseguite dai tuoi utenti in merito alla cancellazione e alle modifiche dei record verranno verificate.

Diritti sull’oggetto dei dati

Come da normativa i tuoi clienti possono, in qualsiasi momento, esercitare diversi diritti sui propri dati. Tienine traccia e indirizzale in modo tempestivo.

Accesso (diritto di accesso)

Consenti ai tuoi clienti di accedere ai propri dati tramite il Portale clienti. Oppure fagli sapere che possono accedervi inviando loro un’email, che puoi creare inserendo i campi di unione richiesti in un modello.

Rettificare (diritto di rettificare)

Esporta in modo semplice le informazioni archiviate sui clienti, inviale per la rettifica e aggiornarle sul CRM. Se i clienti hanno accesso al Portale Clienti, possono visualizzare le loro informazioni lì e aggiornarlo autonomamente, quando necessario.

Esportazione (diritto alla portabilità dei dati)

Puoi esportare le informazioni sui clienti come file CSV, ced inviarlo tramite un’e-mail al cliente. In questo modo garantisci che nessuna informazione venga archiviata su dispositivi esterni.

Arresta processo (diritto di limitare l’elaborazione)

Quando viene esercitato questo diritto, il record del cliente viene bloccato automaticamente per impedire qualsiasi ulteriore elaborazione delle informazioni.

Cancella (diritto all’oblio)

Quando viene richiesto, puoi facilmente eliminare le informazioni di un cliente da Zoho CRM. Una volta eliminato, il record verrà spostato in una blocklist per avvisare gli utenti quando lo stesso record viene nuovamente inserito nel sistema.